Автоматизация валютного контроля
Июль. 12th, 2010 от adminПовышение клиентоориентированности, качества обслуживания становится на российском банковском рынке едва ли не ключевым средством конкурентной борьбы. Несмотря на сложную экономическую ситуацию, крупнейшие финансовые институты продолжают инвестировать в ИКТ в целях оптимизации бизнес-процессов. Так, очередным успешным ИТ-проектом ВТБ24 стало внедрение системы электронного хранения документов валютного контроля.
Чтобы привлечь новых и удержать существующих клиентов в условиях ужесточающейся конкуренции, банки вынуждены постоянно повышать уровень обслуживания, что прежде всего подразумевает необходимость модернизации ИКТ-инфраструктуры. Часть услуг доступна в круглосуточном режиме, что обеспечивают современные телекоммуникационные технологии. Банк постоянно проводит оптимизацию ИТ-инфраструктуры. Недавно с целью повышения клиентоориентированности сервиса в части обслуживания внешнеторговых операций в ВТБ24 была внедрена система электронного хранения документов валютного контроля.
До этого контроль за местонахождением документов сотрудники банка осуществляли вручную, а досье по паспорту сделки велось на бумаге. Из-за возрастающего объема поступающих в банк документов повышались трудозатраты на их пересылку и увеличивались сроки обработки. Вследствие этого стали возрастать риски несвоевременного помещения документов валютного контроля в досье по паспорту сделки, а также утраты их в результате пересылки. Чтобы снизить издержки и избавиться от нежелательных рисков, необходимо было оптимизировать существующий порядок обработки документов. Одной из основных задач оптимизации стало построение концептуально наиболее экономичных и эффективных процессов, которые обеспечили бы необходимый уровень обслуживания клиентов.
РЕШЕНИЕ
В ВТБ24 разработали принципиально новую систему обработки и хранения документов валютного контроля, которая была реализована компанией Syntellect на платформе DocsVision и UltraViews. Данная платформа была выбрана благодаря опыту успешного внедрения на ее основе системы управления архивом клиентских досье, которая уже функционировала в банке около года.
Принцип работы ИС обработки и хранения документов валютного контроля следующий. Информация по клиентам и паспортам сделок поступает в систему из внешнего источника (АБС банка). ИС автоматически получает документы из точек продаж, отправленные с использованием специальной формы для Microsoft Outlook, и документы от клиентов через систему «банк-клиент». Помимо автоматического получения документов, система позволяет сотрудникам подразделения валютного контроля осуществлять ввод информации вручную.
После того как документы поступили, система определяет их тип и основные реквизиты при помощи приложения Abbyy FlexiCapture. На основании реквизитов карточки документов связываются с карточками клиентов. Поступившие документы обрабатываются на основании определенных правил — каждому назначается ответственный сотрудник с помощью механизма распределения заданий. Для выбора специалиста анализируется тип поступившего документа и загруженность сотрудника. Ответственным назначается тот специалист, который уже обрабатывал документы конкретного клиента, либо свободный. Сотрудник подразделения валютного контроля проверяет соответствие документа валютному законодательству, ИС автоматически фиксирует дату обработки и принятия документа. Если ответственный сотрудник отказывает в принятии документа, то выявленные нарушения по документу фиксируются (список нарушений заведен в справочник системы), система автоматически формирует и отправляет форму отказа с указанием причин в адрес отправителя. Для каждого типа документов есть свой шаблон формы отказа.
Документы хранятся систематизировано, что дает возможность использовать легко настраиваемый поиск и разнообразные отчеты. В системе реализована возможность формирования отчетов по количеству обработанных документов, числу отказов в их принятии, по времени обработки документов с разбивкой по видам и сотрудникам, по необработанным документам, по выявленным нарушениям. Как для клиента, так и для сотрудников точек продаж существует возможность запроса статуса документа. Для этого они должны заполнить специальную форму в MS Outlook или системе «банк-клиент» и отправить ее на определенный адрес. Система автоматически обрабатывает входящие запросы и отправляет отчет по документу в течение пяти минут.
В настоящее время контроль за совершением клиентами валютных операций происходит в ВТБ24 дистанционно и централизованно. Система обрабатывает в среднем 500 документов в день, ее планируемая производительность — 1000 документов в день.
Возможности новой ИС позволяют осуществлять структурированное хранение документов в разрезе клиентов, ведение досье по паспорту сделки в электронном виде, контроль полноты досье по паспорту сделки, автоматическое проставление отметки о дате представления клиентом в банк документа; принятия документа банком. А также автоматическое формирование отказа в принятии документа с отметкой о причине возврата, хранение документов в электронном досье, передачу органам и агентам валютного контроля информации в установленном порядке.
ИТОГИ ВНЕДРЕНИЯ
Внедрение системы электронного хранения документов валютного контроля в ВТБ24 позволило повысить качество обработки документов с соблюдением всех требований нормативных актов Банка России. Кроме того, она используется в комплексе мероприятий, направленных на повышение клиентоориентированности сервиса в части обслуживания внешнеторговых операций. По словам начальника отдела валютного контроля управления организации и сопровождения расчетов операционного департамента ВТБ24 Ольги Михалевой, создание единого электронного хранилища документов валютного контроля обеспечило возможность сокращения времени, затрачиваемого на подготовку ответов на запросы, осуществления контроля полноты досье документов и фиксирования нарушений клиентами валютного законодательства.
В итоге внедрение системы электронного хранения документов валютного контроля позволило сократить длительность проведения операций клиентов более чем на 40%, организовать обратную связь с точками продаж и клиентами. А также осуществлять контроль за организацией и качеством работы, снизить уровень ручной обработки документов и трудоемкость процессов, уменьшить влияние «человеческого фактора».